El stand es el espacio dentro de una feria que constituye el elemento
más representativo de una marca; es donde se acogen a los visitantes y se
realizan negociaciones comerciales. Es
el espacio donde la empresa se presenta ante sus clientes y también ante su
competencia, por lo que está demás decir que la imagen corporativa de la
empresa debe verse reflejada en cada aspecto del stand.
Entonces para que una empresa tenga una exitosa participación,
debe partir con un buen diseño y terminar con un montaje impecable.
Empecemos desde el principio
Todo empieza con la ubicación y el espacio que se tendrá dentro de
la feria. Es importante estudiar el
plano para conocer cuál será el tránsito de los visitantes; la ubicación
asignada y el área, cuál será el ingreso, si tiene paredes, techo. Consultar con los organizadores alturas
máximas permitidas, accesos y restricciones de trabajo, para poder proponer un
diseño aterrizado a las exigencias tanto del cliente como a los parámetros del
organizador ferial.
El diseño del stand
Si es cierto que todos quieren que su stand se vea
"bonito", se debe considerar al momento de diseñar la distribución,
la forma cómo se colocarán los productos, incluso la manera en el que el
expositor o expositores se moverán dentro de él y cómo será el flujo del
público que visite el stand, desde ubicar compartimientos donde guardar sus
efectos personales, dónde se colocará la folletería. Hasta cuáles serán los puntos de encuentro,
como salas de visita, counter de atención, zona de exhibición de productos,
etc.. Todo para un óptimo
desenvolvimiento en el área asignada y en perfecta armonía con la identidad
e imagen de la empresa.
El logo y nombre de la empresa debe estar a vista del público,
incluso legible a varios metros para que el visitante se vea atraído hacia el
espacio.
El
montaje (y desmontaje)
El stand es una arquitectura efímera, esto quiere decir que dura
lo que dura el evento. Teniendo en
cuenta además que para la instalación o montaje tienes un promedio de dos días,
dependiendo del lugar donde se realizará la feria (si es dentro de un recinto
ferial o en un hotel), o dependiendo del tipo de evento (si es una feria o un
congreso), se debe optimizar los días de montaje. Apoyo Publicitario sugiere el uso de piezas que
estén construidas de forma modular. De
esta forma se puede ahorrar tiempo durante la instalación, sobre todo cuando es
un hotel, donde los tiempos de montaje que da el organizador son muy cortos.
Es vital coordinar con antelación con los organizadores de la
feria los horarios de ingreso para el montaje y hasta qué hora es factible
trabajar. Saber cuáles son las facilidades
y/o restricciones de trabajo, como si hay cortes de energía a determinada hora
(que se puede prever alquilando un grupo electrógeno por ejemplo); o si hay
impedimento de usar alguna herramienta como taladros. Importante también es conocer las dimensiones
de las puertas de acceso para no tener problemas al meter las piezas del stand
o con el transporte que se usaría (alturas máximas).
Son un sin número de detalles que si no se tienen en cuenta antes
de empezar, incluso a diseñar, pueden significar un verdadero problema al
momento de armar el stand y que puedan terminar con un inminente retraso, lo
cual es totalmente inaceptable, ya que esas demoras se traducen en multas por
parte del organizador, no solo para la empresa expositora, sino también para el
proveedor de stands. En otras palabras,
no es bueno para nadie.
Pensándolo, al final todo parte con la elección de un buen
proveedor de stands, que se pueda encargar desde el diseño, el montaje, el
desmontaje, y de los pormenores durante el evento (si fue necesario más mobiliario
del previsto o más luz, o incluso si se requiere asistencia de limpieza). Un proveedor que tenga la capacidad de
respuesta frente a problemas o exigencias de último minuto, y que no afecte el
desenvolvimiento de los expositores una vez iniciada la feria.
A pesar de toda la demanda que significa participar en una feria,
las empresas lo siguen haciendo, y es que lo dicho antes, este tipo de plataformas no sólo permiten a las empresas
mostrar los productos que tienen, ofrece la posibilidad de hacer contactos,
conocer las tendencias del mercado, posibilidad de conseguir nuevos clientes,
internacionalizarse. Pone al sector,
objeto de la feria, en boca de todos.
